Borrador. Faltan los datos de la empresa que presta el servicio. Mientras este aviso aparezca, el documento no rige ni se pide su aceptación.

Acuerdo de tratamiento de datos por encargo

Versión del · Contrato de transmisión de datos personales (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015)

1. Partes

El Responsable es el Cliente: el negocio que contrata Astrantix y acepta este acuerdo. El Encargado es , NIT , con domicilio en , Colombia.

Este acuerdo hace parte de los Términos y condiciones de uso y dura lo mismo que ellos.

2. Objeto y alcance

• Datos: los que el Responsable registre en el Servicio. Lo usual son nombre, identificación, dirección, teléfono, correo y el historial de documentos y pagos.
• Titulares: clientes, proveedores, empleados y contactos del Responsable.
• Tratamiento: alojar, organizar, consultar, respaldar y transmitir los datos, en la medida necesaria para prestar el Servicio.
• Finalidad: prestar el Servicio contratado. El Encargado no usa estos datos para fines propios.

3. Obligaciones del Encargado

• Tratar los datos solo según las instrucciones del Responsable, que son las de este acuerdo y las que resultan del uso normal del Servicio.
• Guardar reserva y exigirla a su personal y a sus proveedores.
• Mantener medidas de seguridad razonables para evitar pérdida, consulta, uso o acceso no autorizados: conexión cifrada, separación de la información de cada negocio, control de acceso, bitácora y copias de respaldo.
• Apoyar al Responsable para atender las consultas y los reclamos de los titulares, y trasladarle sin demora los que reciba directamente.
• Avisar al Responsable, sin demora injustificada, de cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, con la información disponible para que pueda cumplir sus propios deberes de reporte.
• No entregar los datos a terceros, salvo a los subencargados de la cláusula 5 o por orden de autoridad competente. En este último caso avisará al Responsable, si la ley lo permite.
• Cumplir los deberes que la Ley 1581 de 2012 le fija a los encargados del tratamiento.

4. Obligaciones del Responsable

• Contar con la autorización de los titulares, o con otra base legal, para tratar sus datos y para registrarlos en el Servicio.
• Tener su propia política de tratamiento y darla a conocer a los titulares.
• Registrar datos veraces y pertinentes, y no registrar datos sensibles que el Servicio no necesita.
• Atender las consultas y los reclamos de los titulares dentro de los plazos legales.
• Administrar los accesos de sus usuarios y responder por el uso que ellos hagan.
• Cumplir sus obligaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio, entre ellas el Registro Nacional de Bases de Datos cuando le aplique.

5. Subencargados y transmisión internacional

El Responsable autoriza al Encargado a apoyarse en proveedores de infraestructura: alojamiento de la base de datos y de archivos, red de entrega del sitio, envío de correos y, cuando el plan la incluye, el proveedor tecnológico de facturación electrónica. El Encargado les exige por contrato obligaciones de seguridad y reserva equivalentes a las de este acuerdo, y responde ante el Responsable por lo que hagan.

Algunos de esos proveedores pueden tener servidores fuera de Colombia. Este acuerdo es el contrato de transmisión de datos personales que exige el Decreto 1074 de 2015, por lo que esa transmisión no requiere una autorización adicional de los titulares.

6. Al terminar

Cuando el contrato termine, el Responsable tiene 30 días para exportar sus datos. Vencido ese plazo, el Encargado los elimina de los sistemas en uso y, en un máximo de 90 días, de las copias de respaldo. Conserva únicamente lo que una norma le obligue a conservar, y solo para ese fin.

7. Verificación

El Responsable puede pedir, una vez al año o después de un incidente, información razonable sobre las medidas de seguridad aplicadas a sus datos. El Encargado la entregará sin revelar información de otros clientes ni detalles que debiliten la seguridad del Servicio.

8. Responsabilidad

Cada parte responde por el incumplimiento de sus propias obligaciones en materia de datos personales. Los límites de responsabilidad de los Términos aplican a este acuerdo, salvo en lo que la ley no permita limitar.

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